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Keine Hetze. Tipps für ein besseres Zeitmanagement.

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Es ist schon verrückt, obwohl wir in der heutigen Zeit so viele Hilfsmittel – vor allem technische – zur Verfügung haben, um Zeit zu sparen, sind wir nicht in der Lage, diese Zeit auch gut und effektiv zu nutzen. Wir haben ständig das Gefühl, die Zeit läuft uns regelrecht davon und der Stress ist geradezu vorprogrammiert.

Bereits der Philosoph Seneca hat erkannt: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“. Wer seinen (Arbeits-) Alltag besser in den Griff bekommen will, kann und sollte daher ein paar Prinzipien befolgen. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhen damit auch die Lebensqualität.

Tipp #1: Du bist nicht Superman.

Setze Prioritäten. Du musst lernen und akzeptieren, dass du nicht alles auf einmal erledigen kannst, was den Tag über an Arbeit anfällt. Fokussiere dich auf das, was am wichtigsten ist und arbeite nacheinander ab. Unterscheide Wichtiges von weniger Wichtigem und mache notfalls eine Liste, die du nach Dringlichkeit abarbeitest.

Tipp #2: Deadlines sind deine Freunde.

Vielleicht gehörst du auch zu den sogenannten „Prokrastinatoren“, denen, die dazu neigen, gern mal alles aufzuschieben. Das mag eine Zeit lang funktionieren, aber nur dann wirklich gut, wenn du dir Limits und eine Deadline setzt. Nur mit der gehörigen Portion Druck dahinter – den du dir am besten selbst machst – wirst du irgendwann auch die Ziellinie erreichen. Setze dir ein zeitliches Ziel oder eine Zeitspanne, bis wann du eine Arbeit erledigt haben willst und musst.

Tipp #3: Eat the frog!

Es gibt immer unangenehme Aufgaben, die wir vor uns herschieben und die von Stunde zu Stunde, von Tag zu Tag größer und belastender Erscheinen. Vergiss nicht, gemacht werden müssen sie so oder so. Erledige sie gleich am Anfang deines Tages, so hast du den Kopf frei und kannst dir selbst auf die Schulter klopfen, schon viel erreicht und erledigt zu haben. Alles, was danach folgt, wird dann noch viel leichter erscheinen, da die Last der unangenehmen Aufgabe genommen ist.

Tipp #4: Gib Zeitdieben keine Chance.

Wir kennen es alle: konzentriertes Arbeiten ist kaum möglich, da ständig eine Kollegin oder ein Kollege auf ein Schwätzchen vorbeischaut, während du versuchst, ein Projekt zu Ende zu bringen. Jede Unterbrechung kostet wertvolle Konzentration und führt am Ende des Tages dazu, dass du nur einen Bruchteil deiner Aufgaben schaffst. Deshalb ist es wichtig, dass du unnötige Unterbrechungen so gut es geht vermeidest und den Zeitdieben keine Chance lässt. Hänge ein „Bitte nicht stören!“-Schild an deine Tür, schalte die Rufumleitung ein oder bitte schlicht deine Kollegen um ein oder zwei Stunden Auszeit, da du in Ruhe arbeiten musst.

Ich will damit nicht sagen, dass du dich ab sofort unsozial in deinem Büro verschanzen sollst. Es geht lediglich darum: Alles zu seiner Zeit.

Tipp #5: Abgeben heißt nicht versagen.

Du kannst nicht alles. Außer du hast Superkräfte. Es ist unmöglich, immer alles zu erledigen. Gib Aufgaben auch mal an andere ab. Vor allem dann, wenn andere diese vielleicht schneller und sogar besser erledigen können. Scheue dich nicht, um Hilfe zu bitten und andere mit in deine Arbeit mit einzubeziehen. Manchmal entsteht hierdurch sogar nützlicher Input des Kollegen.

Tipp #6: Mit Pausen schaffst du mehr.

Es mag erst einmal kurios klingen, dass Pausen zum besseren Nutzen der Zeit dienen soll. Dennoch ist es ganz simpel. Wenn Du regelmäßige Pausen einlegst, in denen du durchatmest, vielleicht auch einen Snack zu dir nimmst, bist du anschließend deutlich fitter und vor allem konzentrierter. Du wirst viel mehr wegarbeiten können, als ohne Pause. Pausen sind schlicht notwendig, um das Hirn und den Körper ein wenig regenerieren zu lassen. Du wirst sehen, danach geht dir die Arbeit deutlich leichter und schneller von der Hand und du hast am Ende deutlich mehr Zeit gespart, als du für die Pause benötigt hast.

Nun möchte ich dir auch noch ein paar Methoden vorstellen, mit denen du diese Tipps & Tricks besser in deinen Alltag integrieren kannst. Wichtig hierbei: Nicht jede Methode ist für jeden Menschen gleich gut geeignet. Probiere aus und finde die Methode, die am besten zu dir passt.

Methode #1: Die „Eisenhower“-Methode.

Die Eisenhower-Methode gehört zu den beliebtesten und bekanntesten Methoden des Zeitmanagements. Sie ist einfach umsetzbar und doch sehr effektiv, um deine To Dos zu priorisieren. Dafür erstellst du eine Matrix aus vier Feldern, die du jeweils mit unterschiedlichen Prioritäten und Termindruck versiehst. Ein Feld steht für „wichtig und dringend“, eins für „dringend, aber nicht wichtig“, das nächste für „wichtig, aber nicht dringend“ und das letzte für „weder wichtig noch dringend“.

Gerade bei letzterem solltest du dich fragen, ob es tatsächlich überhaupt nötig ist, diese Aufgaben zu erledigen. Persönlich solltest du die Aufgaben aus dem ersten Feld umsetzen, während du die anderen dringenden Aufgaben nach Möglichkeit delegieren solltest. Die wichtigen, aber nicht so dringenden kannst du dann terminieren und selbst umsetzen. Die Eisenhower-Methode ist ein einfaches Grundprinzip des Zeitmanagements, das sich schnell umsetzen lässt und dir einen hervorragenden Überblick über deine To Dos bietet.

Methode #2: Das „Pareto“-Prinzip.

Das Pareto-Prinzip – benannt nach Vilfredo Pareto – gehört zu den bekanntesten Techniken für mehr Effizienz und Produktivität. Es besagt, dass du mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erzielst. Bei diesem Zeitmanagement-Tool geht es um die richtige Priorisierung nach der Wichtigkeit der Aufgaben. So hilft die Pareto-Regel beim Setzen von Prioritäten: Alles, was entscheidend für das Ergebnis oder den Umsatz ist, wird abgearbeitet. Alles, was nicht von zentraler Bedeutung ist, wird nicht weiter bearbeitet.

Hintergrund ist die Problematik, dass sich viele Menschen häufig in Details verlieren und sich mit Dingen beschäftigen, die nicht zum Erfolg führen. 80 Prozent sind häufig nur überflüssiger Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich mit Sicherheit noch verfeinern, aber hier geht es dann nur noch um Perfektionismus. Gemäß der Pareto-Regel erzielt man durch 20 Prozent der Aufgaben, beziehungsweise 20 Prozent der Zeit, 80 Prozent der Ergebnisse. Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen.

Fazit: Du solltest dich vorher damit auseinandersetzen, welche Tasks am wichtigsten für das Gesamtergebnis sind. Dann kannst du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und verlierst dich nicht in unnötigen Details.

Methode #3: Die „ALPEN“-Methode.

Keine Sorge, du musst nun nicht zum Bergsteiger werden, um diese Methode anzuwenden. Diese Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt und funktioniert folgendermaßen: Du schreibst am Vorabend oder gleich am Morgen deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) auf und versuchst die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Anschließend baust du Puffer ein, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können (P). Das Verhältnis zwischen A und P liegt bei 60 % zu 40 %. Nun der wichtigste Teil deiner Planung: Du musst nun Entscheidungen treffen (E), welche Aufgaben wichtig sind und welche auch an einem anderen Tag erledigt werden können. Am Ende des Arbeitstages ziehst du dann eine Bilanz, wie alles geklappt hat (N). Der Effekt dieser Methode ist super: Nach und nach kannst du die benötigte Zeit für eine bestimmte Aufgabe immer besser einschätzen und dann die Abläufe verfeinern und besser auf dich abstimmen.

Die ALPEN-Methode ist ein einfaches und überall umsetzbares Prinzip, das dir hilft, die benötigte Zeit besser einzuschätzen und deinen Tag besser zu planen.

Methode #4: Die „Pomodoro“-Technik.

Diese Methode entwickelte der Italiener F. Cirillo bereits in den achtziger Jahren. Der Kerngedanke der Pomodoro-Technik: häufige Pausen erhöhen die Produktivität. Er setzte auf 30 Minuten-Einheiten, bei denen 25 Minuten konzentriert gearbeitet und fünf Minuten Pause gemacht wird. Nach Bedarf lassen sich die Einheiten auch verlängern und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Probiere einfach aus, mit welchen Zeiteinheiten die Pomodoro-Technik für dich am besten funktioniert! Nach einer Weile wirst du feststellen, wie positiv regelmäßige Pausen sich auf deine Produktivität auswirken.

Mittlerweile gibt es auch mehrere Apps, mit denen du die Pomodoro-Technik leicht umsetzen kannst. Natürlich tut es auch eine gewöhnliche Eieruhr oder die Timer-Funktion auf deinem Smartphone. Wähle hier einfach die Methode, die für dich am praktischsten ist. In kleinen Zeiteinheiten mit vielen Pausen zu arbeiten, kann viel bewirken, wenn du dich an das Schema gewöhnt hast.

Methode #5: Die „Kanban“-Methode.

Ursprünglich ist Kanban eine Methode aus der Produktionsprozesssteuerung, die vom japanischen Automobilbauer Toyota in den 1950er Jahren entwickelt worden war. Es handelt sich um ein Planungssystem, dessen Ziel es ist, jede Fertigungs-/Produktionsstufe optimal zu steuern. Im Japanischen bedeutet Kanban „Signalkarte“.

Kanban hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

  • To Do: In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.
  • In Progress: Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.
  • Done: Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

Kanban ist eine gute Visualisierungs-Methode, um Aufgaben und Abläufe übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.

Zeitmanagement ist ein wichtiges Hilfsmittel, das wir wirklich in jedem Bereich unseres Lebens anwenden können. Egal ob beruflich oder privat, die Fähigkeit Aufgaben zu priorisieren und geordnet abarbeiten zu können, macht unser Leben nicht nur produktiver, sondern vor allem auch entspannter. So bleibt Zeit für die Dinge, die dir besonders wichtig sind und am Herzen liegen. Das macht eine gute Work-Life-Balance aus und sorgt am Ende des Tages dafür, dass wir glücklicher und zufriedener sind.

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